Facturas
Una factura es un documento creado por la organización a un cliente, detallando los productos o servicios que se le venden. Crea la obligación al cliente de pagar. Enumera los productos o servicios vendidos, sus cantidades y monto a pagar por cada uno de ellos. Una factura suele contener la siguiente información:
Información del vendedor
Información del cliente / comprador
Forma de pago
Productos o servicios, la cantidad correspondiente, descuento y el precio unitario de cada uno
Impuestos
Descuentos la importe neto
Importe neto a pagar por el cliente / comprador
En Piriod puedes automatizar el proceso de facturación periódica, desde el registro de una nueva suscripción, la creación de la factura en cada ciclo, hasta el cargo del pago a una tarjeta del cliente correspondiente a la misma. También puedes enviar notificaciones por correo electrónico para informar a los clientes / compradores sobre nuevas facturas o el estado de pago de estas.
Estados de una factura
Tanto la vista de facturas como la vista de detalle de la factura en el panel de Piriod muestran la información de una factura junto con su estado. Una factura puede tener uno de estos estados:
Borrador: La factura es editable.
Finalizada: La factura se ha finalizado, ya no es posible editar su información y está lista para el pago.
Por cobrar: La factura está pendiente de pago y el cliente tiene plazo disponible para pagarla.
Vencida: La factura está pendiente de pago y el cliente está atrasado en pagarla.
Pagada: La factura se ha pagado en su totalidad.
Cancelada: La factura ha sido cancelada en su totalidad a través de una nota de crédito.
Formas de crear una factura
Las facturas, al igual que muchos otros recursos de Piriod, pueden ser creados de distintas formas.
Desde una suscripción: Las suscripciones crean una factura automáticamente en cada ciclo de facturación, siendo esta la principal fuente de creación de facturas en Piriod.
Usando el panel de Piriod: Puedes crear una factura desde el panel de Piriod ingresando al menú Facturación > Facturas > Crear.
Por lote: Puedes crear múltiples facturas a la vez usando la función de Creación de facturas por lote.
Desde una integración de la API de Piriod: Puedes crear facturas en tu organización de Piriod usando el recurso de API Create an invoice.
Tipos de factura
Puedes crear múltiples tipos de facturas. En caso de que el tipo de factura requiera autorización y validación de la agencia fiscal de tu país, es Piriod quien se encarga de hacer los ajustes necesarios para que estás tengan el cumplimiento necesario respecto a la normativa vigente de la agencia fiscal.
Tipo | ID de API | País | Se requiere agencia fiscal | Moneda |
Invoice |
| No | USD | |
Factura electrónica afecta |
| Si | CLP | |
Factura electrónica no afecta o exenta |
| Si | CLP | |
Boleta electrónica afecta |
| Si | CLP | |
Boleta electrónica exenta |
| Si | CLP | |
Factura de exportación electrónica |
| Si | USD |
Crear una factura desde el panel de Piriod
Ve al menú Facturación > Facturas
Haz clic en Nuevo > Factura única
Haz clic en Seleccionar un cliente, selecciona el cliente de la lista para continuar con la creación de la factura desde la vista de creación
Sección de productos
La sección de productos de la vista de creación de factura permite añadir los diferentes items que se cobrarán al cliente previamente seleccionado.
Nombre: Nombre del producto o servicio
Descripción: Descripción del producto o servicio
Cantidad: Cantidad del producto o servicio
Código
Tipo: Tipo de código del producto, por ejemplo SKU
Código: Código del producto
Unidad: Tipo de unidad del producto o servicio, por ejemplo Kg
Precio: Precio unitario del producto
Descuento
Tipo: Tipo del descuento, puede ser porcentaje (%) o monto ($)
Valor: Valor del descuento, debe ser 0 si el producto o servicio no tiene descuento
Exento: Indica si el producto o servicio está afecto a los impuestos base del tipo de documento
Sección de pago
Configura la forma en como será pagada la factura. Una factura puede ser pagada de las siguientes formas:
A través del portal de pagos por el total de la factura: Se configura una fecha de vencimiento o límite para que el cliente haga el pago de la factura ingresando al del portal de pagos desde el link de pago de la factura.
Hacer un cargo a una tarjeta de crédito / débito del cliente: Se requiere que previamente el cliente tenga una tarjeta registrada. El cargo a la tarjeta se realiza inmediatamente al confirmar la creación de la factura.
Sección de información adicional
Puedes proveer información adicional y opcional a tu cliente en la factura. La información que puedes proveer es:
Periodo de facturación: Indica al cliente la fecha de inicio y la fecha de término a la cual corresponde el cobro de la factura
Comentario: Agrega una nota a tu cliente en la factura
Referencias: Escribe datos de algún documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
Haz clic en Crear factura.
Visualizar las facturas
Puedes acceder a los detalles de facturas desde el menú Facturación > Facturas.
Al hacer clic en una factura se puede visualizar los detalles y la información relacionada a ella:
Resumen transaccional (total, cliente, fecha, estado del pago)
Eventos relacionados al pago, envió por email o creación de nota de crédito
Información general
Información de cobranza
Productos
Totales
También puedes realizar gestiones rápidas en cada factura a través de las opciones:
Agencia fiscal
En esta sección puedes visualizar información relacionada a la agencia fiscal, como por ejemplo eventos registrados o el estado de la autorización de la factura. La información disponible varía dependiendo de la agencia fiscal a la cual esté relacionado el tipo de factura.
Pagos
En Piriod los pagos no se realizan directamente a la factura, en su lugar se crean registros de pagos asociados a ellas. La vista de detalle de facturas ofrece una sección para que puedas visualizar los pagos relacionados a la factura.
El estado pagado se asigna a la factura una vez que todos los pagos relacionados a ella sean pagados por el cliente.
Enviar por email
Puedes enviar a tus clientes las facturas por email directamente desde Piriod en la vista de detalle de la factura. Por defecto son enviadas de un email propio de Piriod, pero también puedes conectar una cuenta de email en tu organización para que sean enviadas desde ella.
Piriod siempre adjunta tanto la factura en PDF como el formato local de la factura.
Haz clic en Enviar factura
Selecciona las direcciones de correo electrónico a las cuales quieres enviar la factura, la lista de direcciones de correos electrónicos disponible se compone del email de facturación del cliente y el email de las personas relacionadas al cliente que tengan activada la notificación de Facturas
Escribe el asunto del mail
Escribe cuerpo del mensaje en la plantilla
Si quieres agilizar el proceso de envío de facturas, puedes seleccionar una plantilla de envío de factura desde la opción Elegir una plantilla
Cada vez que se envíe una factura por email ya sea de forma automática o manual quedará registro del evento.
Visualizar en PDF
Es posible visualizar las facturas en un formato PDF o de impresión.
Haz clic en PDF
Opcionalmente haz clic en Descargar PDF si quieres guardar el archivo en tu dispositivo
Podrás visualizar el documento generado y descargar el archivo en formato PDF
Duplicar
La función de duplicar factura te permite ahorrar tiempo cuando quieres crear una factura similar a una ya existente. Al duplicar una factura obtendrás una nueva factura en estado borrador a la cual naturalmente le podrás realizar los cambios que requieras.
Haz clic en duplicar
Edita la información que necesites de la factura
Eliminar una factura
La eliminación de una factura solo es compatible con facturas en estado borrador.
Haz clic en Eliminar borrador desde las acciones disponibles en la vista de edición de facturas
Confirma la eliminación de la factura
Creación de facturas por lote
En Piriod puedes crear un alto volumen de facturas usando la función de facturación por lote.
Preparar fuente de datos
Puedes importar un archivo en formato xlsx o csv. El archivo debe contener las siguientes columnas y deben cumplir exactamente como lo indica su descripción:
Descarga un ejemplo de la fuente de datos
Columnas de la fuente de datos
Nombre | Requerido | Descripción |
customer | No | Nombre del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod |
customer_tax_id | No | ID Fiscal del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod |
collection_method | Sí | Forma de pago de la factura |
date | Sí | Fecha de emisión del documento formato YYYY-MM-DD |
document | Sí | ID del tipo de factura |
due_date | Sí | Fecha de vencimiento para el pago de la factura en formato YYYY-MM-DD |
line_name | Sí | Nombre o descripción del producto o servicio |
line_amount | Sí | Precio unitario sin impuestos del producto o servicio |
line_quantity | Sí | Cantidad del producto o servicio |
line_discount | No | Monto de descuento del producto o servicio |
line_discount_scheme | No | Tipo de descuento del producto o servicio, puede ser % o $ |
discount | No | Monto de descuento aplicado al subtotal de la factura |
discount_scheme | No | Tipo de descuento aplicado al subtotal de la factura, puede ser % o $ |
note | No | Agrega una nota a tu cliente en la factura |
reference_date | No | Fecha de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato |
reference_description | No | Descripción de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato |
reference_serial | No | Serial o número de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato |
Puedes indicar el cliente a través de la columna customer o customer_tax_id, siendo customer_tax_id el que tiene la preferencia sobre customer.
Crear un proceso de facturación
Ve al menú Facturación > Facturas
Haz clic en Crear > Facturas por lote
Haz clic en Nuevo
Selecciona la fuente de datos preparada previamente
Selecciona el tipo de archivo de la fuente de datos
Activa la opción Generar sólo borradores si deseas que las facturas se creen solo en estado borrador
Activa la opción Enviar vía email al cliente si quieres que se envíen las facturas por email, esta opción solo está disponible cuando la opción Generar sólo borradores está desactivada
Haz clic en Continuar
Aprobar un proceso de facturación
Haz clic en Aprobar todo para que el proceso de facturación por lote previamente creado comience a realizarse
El tiempo de facturación es relativo dependiendo del volumen de la facturación. Cuando la opción Generar sólo borradores está activada, el proceso es casi instantáneo.
Eliminar un proceso de facturación
Puedes eliminar un proceso de facturación si al previsualizar la información cargada notas incidencias o diferencia en los datos esperados.
Haz clic en Eliminar proceso
Confirma la eliminación
La eliminación es sólo es compatible con procesos de facturación por lote que tengan estado pendiente o estén finalizados y tengan activada la opción Generar sólo borradores.
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