Facturas

Una factura es un documento creado por la organización a un cliente, detallando los productos o servicios que se le venden. Crea la obligación al cliente de pagar. Enumera los productos o servicios vendidos, sus cantidades y monto a pagar por cada uno de ellos. Una factura suele contener la siguiente información:

• Información del vendedor

• Información del cliente / comprador

• Forma de pago

• Productos o servicios, la cantidad correspondiente, descuento y el precio unitario de cada uno

• Impuestos

• Descuentos la importe neto

• Importe neto a pagar por el cliente / comprador

En Piriod puedes automatizar el proceso de facturación periódica, desde el registro de una nueva suscripción, la creación de la factura en cada ciclo, hasta el cargo del pago a una tarjeta del cliente correspondiente a la misma. También puedes enviar notificaciones por correo electrónico para informar a los clientes / compradores sobre nuevas facturas o el estado de pago de estas.

Estados de una factura

Tanto la vista de facturas como la vista de detalle de la factura en el panel de Piriod muestran la información de una factura junto con su estado. Una factura puede tener uno de estos estados:

Borrador: La factura es editable.

Finalizada: La factura se ha finalizado, ya no es posible editar su información y está lista para el pago.

• Por cobrar: La factura está pendiente de pago y el cliente tiene plazo disponible para pagarla.

• Vencida: La factura está pendiente de pago y el cliente está atrasado en pagarla.

Pagada: La factura se ha pagado en su totalidad.

Cancelada: La factura ha sido cancelada en su totalidad a través de una nota de crédito.

Formas de crear una factura

Las facturas, al igual que muchos otros recursos de Piriod, pueden ser creados de distintas formas.

Desde una suscripción: Las suscripciones crean una factura automáticamente en cada ciclo de facturación, siendo esta la principal fuente de creación de facturas en Piriod.

Usando el panel de Piriod: Puedes crear una factura desde el panel de Piriod ingresando al menú Facturación > Facturas > Crear.

Por lote: Puedes crear múltiples facturas a la vez usando la función de Creación de facturas por lote.

Desde una integración de la API de Piriod: Puedes crear facturas en tu organización de Piriod usando el recurso de API Create an invoice.

Tipos de factura

Puedes crear múltiples tipos de facturas. En caso de que el tipo de factura requiera autorización y validación de la agencia fiscal de tu país, es Piriod quien se encarga de hacer los ajustes necesarios para que estás tengan el cumplimiento necesario respecto a la normativa vigente de la agencia fiscal.

Tipo	ID de API	País	Se requiere agencia fiscal	Moneda
Invoice	US1	🌎	No	USD
Factura electrónica afecta	CL33	🇨🇱	Si	CLP
Factura electrónica no afecta o exenta	CL34	🇨🇱	Si	CLP
Boleta electrónica afecta	CL39	🇨🇱	Si	CLP
Boleta electrónica exenta	CL41	🇨🇱	Si	CLP
Factura de exportación electrónica	CL110	🇨🇱	Si	USD

Crear una factura desde el panel de Piriod

1. Ve al menú Facturación > Facturas

2. Haz clic en Nuevo > Factura única

3. Haz clic en Seleccionar un cliente, selecciona el cliente de la lista para continuar con la creación de la factura desde la vista de creación

Sección de productos

La sección de productos de la vista de creación de factura permite añadir los diferentes items que se cobrarán al cliente previamente seleccionado.

• Nombre: Nombre del producto o servicio

• Descripción: Descripción del producto o servicio

• Cantidad: Cantidad del producto o servicio

• Código

  • Tipo: Tipo de código del producto, por ejemplo SKU

  • Código: Código del producto

• Unidad: Tipo de unidad del producto o servicio, por ejemplo Kg

• Precio: Precio unitario del producto

• Descuento

  • Tipo: Tipo del descuento, puede ser porcentaje (%) o monto ($)

  • Valor: Valor del descuento, debe ser 0 si el producto o servicio no tiene descuento

• Exento: Indica si el producto o servicio está afecto a los impuestos base del tipo de documento

Sección de pago

Configura la forma en como será pagada la factura. Una factura puede ser pagada de las siguientes formas:

• A través del portal de pagos por el total de la factura: Se configura una fecha de vencimiento o límite para que el cliente haga el pago de la factura ingresando al del portal de pagos desde el link de pago de la factura.

• Hacer un cargo a una tarjeta de crédito / débito del cliente: Se requiere que previamente el cliente tenga una tarjeta registrada. El cargo a la tarjeta se realiza inmediatamente al confirmar la creación de la factura.

A través del portal de pagos

Hacer un cargo a una tarjeta

Sección de información adicional

Puedes proveer información adicional y opcional a tu cliente en la factura. La información que puedes proveer es:

• Periodo de facturación: Indica al cliente la fecha de inicio y la fecha de término a la cual corresponde el cobro de la factura

• Comentario: Agrega una nota a tu cliente en la factura

• Referencias: Escribe datos de algún documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato

Haz clic en Crear factura.

Visualizar las facturas

Puedes acceder a los detalles de facturas desde el menú Facturación > Facturas.

Al hacer clic en una factura se puede visualizar los detalles y la información relacionada a ella:

• Resumen transaccional (total, cliente, fecha, estado del pago)

• Eventos relacionados al pago, envió por email o creación de nota de crédito

• Información general

• Información de cobranza

• Agencia fiscal
• Pagos
• Productos

• Totales

También puedes realizar gestiones rápidas en cada factura a través de las opciones:

• Enviar por email
• Visualizar en PDF
• Duplicar

Agencia fiscal

En esta sección puedes visualizar información relacionada a la agencia fiscal, como por ejemplo eventos registrados o el estado de la autorización de la factura. La información disponible varía dependiendo de la agencia fiscal a la cual esté relacionado el tipo de factura.

Pagos

En Piriod los pagos no se realizan directamente a la factura, en su lugar se crean registros de pagos asociados a ellas. La vista de detalle de facturas ofrece una sección para que puedas visualizar los pagos relacionados a la factura.

El estado pagado se asigna a la factura una vez que todos los pagos relacionados a ella sean pagados por el cliente.

Enviar por email

Puedes enviar a tus clientes las facturas por email directamente desde Piriod en la vista de detalle de la factura. Por defecto son enviadas de un email propio de Piriod, pero también puedes conectar una cuenta de email en tu organización para que sean enviadas desde ella.

Piriod siempre adjunta tanto la factura en PDF como el formato local de la factura.

1. Haz clic en Enviar factura

2. Selecciona las direcciones de correo electrónico a las cuales quieres enviar la factura, la lista de direcciones de correos electrónicos disponible se compone del email de facturación del cliente y el email de las personas relacionadas al cliente que tengan activada la notificación de Facturas

3. Escribe el asunto del mail

4. Escribe cuerpo del mensaje en la plantilla

Si quieres agilizar el proceso de envío de facturas, puedes seleccionar una plantilla de envío de factura desde la opción Elegir una plantilla

Cada vez que se envíe una factura por email ya sea de forma automática o manual quedará registro del evento.

Visualizar en PDF

Es posible visualizar las facturas en un formato PDF o de impresión.

1. Haz clic en PDF

2. Opcionalmente haz clic en Descargar PDF si quieres guardar el archivo en tu dispositivo

Podrás visualizar el documento generado y descargar el archivo en formato PDF

Duplicar

La función de duplicar factura te permite ahorrar tiempo cuando quieres crear una factura similar a una ya existente. Al duplicar una factura obtendrás una nueva factura en estado borrador a la cual naturalmente le podrás realizar los cambios que requieras.

1. Haz clic en duplicar

2. Edita la información que necesites de la factura

Eliminar una factura

La eliminación de una factura solo es compatible con facturas en estado borrador.

1. Haz clic en Eliminar borrador desde las acciones disponibles en la vista de edición de facturas

2. Confirma la eliminación de la factura

Creación de facturas por lote

En Piriod puedes crear un alto volumen de facturas usando la función de facturación por lote.

Preparar fuente de datos

Puedes importar un archivo en formato xlsx o csv. El archivo debe contener las siguientes columnas y deben cumplir exactamente como lo indica su descripción:

Descarga un ejemplo de la fuente de datos

12KB

bulk.invoices.xlsx

Fuente de datos (Formato Excel)

Columnas de la fuente de datos

Nombre	Requerido	Descripción
customer	Si	Nombre del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod
customer_tax_id	Si	ID Fiscal del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod
collection_method	Sí	Forma de pago de la factura
date	Sí	Fecha de emisión del documento formato YYYY-MM-DD
document	Sí	ID del tipo de factura
due_date	Sí	Fecha de vencimiento para el pago de la factura en formato YYYY-MM-DD
line_name	Sí	Nombre o descripción del producto o servicio
line_amount	Sí	Precio unitario sin impuestos del producto o servicio
line_quantity	Sí	Cantidad del producto o servicio
line_discount	No	Monto de descuento del producto o servicio
line_discount_scheme	No	Tipo de descuento del producto o servicio, puede ser % o $
discount	No	Monto de descuento aplicado al subtotal de la factura
discount_scheme	No	Tipo de descuento aplicado al subtotal de la factura, puede ser % o $
note	No	Agrega una nota a tu cliente en la factura
reference_date	No	Fecha de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
reference_description	No	Descripción de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
reference_serial	No	Serial o número de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato

Puedes indicar el cliente a través de la columna customer o customer_tax_id, siendo customer_tax_id el que tiene la preferencia sobre customer.

Crear un proceso de facturación

1. Ve al menú Facturación > Facturas

2. Haz clic en Crear > Facturas por lote

3. Haz clic en Nuevo

4. Selecciona la fuente de datos preparada previamente

5. Selecciona el tipo de archivo de la fuente de datos

6. Activa la opción Generar sólo borradores si deseas que las facturas se creen solo en estado borrador
7. Activa la opción Enviar vía email al cliente si quieres que se envíen las facturas por email, esta opción solo está disponible cuando la opción Generar sólo borradores está desactivada

8. Haz clic en Continuar

Aprobar un proceso de facturación

1. Haz clic en Aprobar todo para que el proceso de facturación por lote previamente creado comience a realizarse

El tiempo de facturación es relativo dependiendo del volumen de la facturación. Cuando la opción Generar sólo borradores está activada, el proceso es casi instantáneo.

Eliminar un proceso de facturación

Puedes eliminar un proceso de facturación si al previsualizar la información cargada notas incidencias o diferencia en los datos esperados.

1. Haz clic en Eliminar proceso

2. Confirma la eliminación

La eliminación es sólo es compatible con procesos de facturación por lote que tengan estado pendiente o estén finalizados y tengan activada la opción Generar sólo borradores.