Facturas
Una factura es el documento que registra el cobro de productos o servicios a un cliente, incluyendo montos, impuestos y condiciones de pago.
En Piriod puedes:
crear facturas manualmente
generar facturas automáticamente desde suscripciones
crear múltiples facturas en lote
enviar facturas por email
registrar pagos asociados
Estados de una factura
Las facturas pueden tener distintos estados según su avance en el proceso de cobro:
Borrador → puedes editar la información antes de finalizarla.
Finalizada → la factura está lista para ser pagada.
Por cobrar → el cliente aún está dentro del plazo de pago.
Vencida → el plazo de pago ya expiró.
Pagada → el pago fue recibido correctamente.
Cancelada → la factura fue anulada total o parcialmente mediante una nota de crédito.
El estado te permite entender rápidamente en qué etapa del proceso se encuentra la factura.
Formas de crear una factura
Puedes crear facturas de distintas maneras según tu necesidad:
Desde una suscripción
Las suscripciones generan facturas automáticamente en cada ciclo de facturación.
Desde el panel de Piriod
Permite crear facturas manualmente cuando necesitas realizar un cobro puntual.
Ruta: Facturación → Facturas → Nuevo → Factura única
Crear una factura desde el panel
Paso 1: iniciar la creación
Ve a Facturación → Facturas
Haz clic en Nuevo
Selecciona Factura única
Selecciona el cliente al que se emitirá la factura
Paso 2: agregar productos o servicios
Aquí defines qué se cobrará al cliente.
Para cada ítem debes completar:
Nombre
Descripción
Cantidad
Precio unitario
Opcionalmente puedes agregar:
Descuento
Código o SKU
Unidad de medida
Exento, si el ítem no está afecto a impuestos
Puedes agregar uno o varios ítems en la misma factura.
Paso 3: definir forma de pago
Selecciona cómo se pagará la factura:
Portal de pago
Permite que el cliente pague desde el link de pago de la factura antes de la fecha de vencimiento.
Cobro automático a tarjeta
El cargo se realiza automáticamente al confirmar la factura.
Para usar esta opción, el cliente debe tener una tarjeta registrada previamente.
Sección de información adicional
Puedes proveer información adicional y opcional a tu cliente en la factura. La información que puedes proveer es:
Periodo de facturación: Indica al cliente la fecha de inicio y la fecha de término a la cual corresponde el cobro de la factura
Comentario: Agrega una nota a tu cliente en la factura
Referencias: Escribe datos de algún documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
Haz clic en Crear factura.
Visualizar las facturas
Puedes acceder a los detalles de facturas desde el menú Facturación > Facturas.
Al hacer clic en una factura se puede visualizar los detalles y la información relacionada a ella:
Resumen transaccional (total, cliente, fecha, estado del pago)
Eventos relacionados al pago, envió por email o creación de nota de crédito
Información general
Información de cobranza
Productos
Totales
También puedes realizar gestiones rápidas en cada factura a través de las opciones:
Agencia fiscal
En esta sección puedes visualizar información relacionada a la agencia fiscal, como por ejemplo eventos registrados o el estado de la autorización de la factura. La información disponible varía dependiendo de la agencia fiscal a la cual esté relacionado el tipo de factura.
Pagos
En Piriod los pagos no se realizan directamente a la factura, en su lugar se crean registros de pagos asociados a ellas. La vista de detalle de facturas ofrece una sección para que puedas visualizar los pagos relacionados a la factura.
El estado pagado se asigna a la factura una vez que todos los pagos relacionados a ella sean pagados por el cliente.
Enviar por email
Puedes enviar a tus clientes las facturas por email directamente desde Piriod en la vista de detalle de la factura. Por defecto son enviadas de un email propio de Piriod, pero también puedes conectar una cuenta de email en tu organización para que sean enviadas desde ella.
Piriod siempre adjunta tanto la factura en PDF como el formato local de la factura.
Haz clic en Enviar factura
Selecciona las direcciones de correo electrónico a las cuales quieres enviar la factura, la lista de direcciones de correos electrónicos disponible se compone del email de facturación del cliente y el email de las personas relacionadas al cliente que tengan activada la notificación de Facturas
Escribe el asunto del mail
Escribe cuerpo del mensaje en la plantilla
Si quieres agilizar el proceso de envío de facturas, puedes seleccionar una plantilla de envío de factura desde la opción Elegir una plantilla
Cada vez que se envíe una factura por email ya sea de forma automática o manual quedará registro del evento.
Visualizar en PDF
Es posible visualizar las facturas en un formato PDF o de impresión.
Haz clic en PDF
Opcionalmente haz clic en Descargar PDF si quieres guardar el archivo en tu dispositivo
Podrás visualizar el documento generado y descargar el archivo en formato PDF
Duplicar
La función de duplicar factura te permite ahorrar tiempo cuando quieres crear una factura similar a una ya existente. Al duplicar una factura obtendrás una nueva factura en estado borrador a la cual naturalmente le podrás realizar los cambios que requieras.
Haz clic en duplicar
Edita la información que necesites de la factura
Eliminar una factura
La eliminación de una factura solo es compatible con facturas en estado borrador.
Haz clic en Eliminar borrador desde las acciones disponibles en la vista de edición de facturas
Confirma la eliminación de la factura
Creación de facturas por lote
En Piriod puedes crear un alto volumen de facturas usando la función de facturación por lote.
Preparar fuente de datos
Puedes importar un archivo en formato xlsx o csv. El archivo debe contener las siguientes columnas y deben cumplir exactamente como lo indica su descripción:
Descarga un ejemplo de la fuente de datos
Columnas de la fuente de datos
customer
Si
Nombre del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod (distingue mayúsculas y minúsculas)
tax_id
No
ID Fiscal del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod
collection_method
Sí
Tipo de cargo (por defecto este campo es siempre deferred)
date
Sí
Fecha de emisión del documento formato YYYY-MM-DD
due_date
Sí
Fecha de vencimiento para el pago de la factura en formato YYYY-MM-DD
line_name
Sí
Nombre o descripción del producto o servicio
line_amount
Sí
Precio unitario sin impuestos del producto o servicio
line_quantity
Sí
Cantidad del producto o servicio
line_discount
No
Monto de descuento del producto o servicio
line_discount_scheme
No
Tipo de descuento del producto o servicio, puede ser % o $
discount
No
Monto de descuento aplicado al subtotal de la factura
discount_scheme
No
Tipo de descuento aplicado al subtotal de la factura, puede ser % o $
note
No
Agrega una nota a tu cliente en la factura
reference_date
No
Fecha de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
reference_description
No
Descripción de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
reference_serial
No
Serial o número de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato
Puedes identificar el cliente a través de la columna customer o tax_id, siendo customer el que tiene la preferencia sobre tax_id si registras ambos datos en el archivo base.
Crear un proceso de facturación
Ve al menú Facturación > Facturas
Haz clic en Crear > Facturas por lote
Haz clic en Nuevo
Selecciona la fuente de datos preparada previamente
Selecciona el tipo de archivo de la fuente de datos
Activa la opción Generar sólo borradores si deseas que las facturas se creen solo en estado borrador
Activa la opción Enviar vía email al cliente si quieres que se envíen las facturas por email, esta opción solo está disponible cuando la opción Generar sólo borradores está desactivada
Haz clic en Continuar
Aprobar un proceso de facturación
Haz clic en Aprobar todo para que el proceso de facturación por lote previamente creado comience a realizarse
El tiempo de facturación es relativo dependiendo del volumen de la facturación. Cuando la opción Generar sólo borradores está activada, el proceso es casi instantáneo.
Eliminar un proceso de facturación
Puedes eliminar un proceso de facturación si al previsualizar la información cargada notas incidencias o diferencia en los datos esperados.
Haz clic en Eliminar proceso
Confirma la eliminación
La eliminación es sólo es compatible con procesos de facturación por lote que tengan estado pendiente o estén finalizados y tengan activada la opción Generar sólo borradores.
Última actualización
¿Te fue útil?