# Facturas

Una factura es el documento que registra el cobro de productos o servicios a un cliente, incluyendo montos, impuestos y condiciones de pago.

En Piriod puedes:

* crear facturas manualmente
* generar facturas automáticamente desde suscripciones
* crear múltiples facturas en lote
* enviar facturas por email
* registrar pagos asociados

***

### Estados de una factura

Las facturas pueden tener distintos estados según su avance en el proceso de cobro:

* **Borrador** → puedes editar la información antes de finalizarla.
* **Finalizada** → la factura está lista para ser pagada.
  * **Por cobrar** → el cliente aún está dentro del plazo de pago.
  * **Vencida** → el plazo de pago ya expiró.
* **Pagada** → el pago fue recibido correctamente.
* **Cancelada** → la factura fue anulada total o parcialmente mediante una nota de crédito.

{% hint style="info" %}
El estado te permite entender rápidamente en qué etapa del proceso se encuentra la factura.
{% endhint %}

***

### Formas de crear una factura

Puedes crear facturas de distintas maneras según tu necesidad:

#### Desde una suscripción

Las suscripciones generan facturas automáticamente en cada ciclo de facturación.

#### Desde el panel de Piriod

Permite crear facturas manualmente cuando necesitas realizar un cobro puntual.

Ruta:\
**Facturación → Facturas → Nuevo → Factura única**

***

### Crear una factura desde el panel

#### Paso 1: iniciar la creación

1. Ve a **Facturación → Facturas**
2. Haz clic en **Nuevo**
3. Selecciona **Factura única**

<figure><img src="https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2Fuploads%2F0SgQIuy8Q7rDpo1NVbB6%2FFactura%20u%CC%81nica.png?alt=media&#x26;token=0cb6699e-4a83-4e70-9a68-5357ff0e58be" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Selecciona el cliente al que se emitirá la factura

<figure><img src="https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2Fuploads%2FYbAoz7cP5ZuidOUyZmSo%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-03-24%20a%20la(s)%2018.25.01.png?alt=media&#x26;token=8ec4fb36-32af-41bd-b66f-46c8901af1fe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Paso 2: agregar productos o servicios

Aquí defines qué se cobrará al cliente.

Para cada ítem debes completar:

* **Nombre**
* **Descripción**
* **Cantidad**
* **Precio unitario**

Opcionalmente puedes agregar:

* **Descuento**
* **Código o SKU**
* **Unidad de medida**
* **Exento**, si el ítem no está afecto a impuestos

Puedes agregar uno o varios ítems en la misma factura.

<figure><img src="https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2Fuploads%2FIWcLyUjRuP2ORe9FdfCE%2FCaptura%20de%20pantalla%202026-03-24%20a%20la(s)%2018.29.12.png?alt=media&#x26;token=1d63a35d-4e98-44fe-90a2-723c033017ae" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Paso 3: definir forma de pago

Selecciona cómo se pagará la factura:

#### Portal de pago

Permite que el cliente pague desde el link de pago de la factura antes de la fecha de vencimiento.

#### Cobro automático a tarjeta

El cargo se realiza automáticamente al confirmar la factura.

Para usar esta opción, el cliente debe tener una tarjeta registrada previamente.

{% tabs %}
{% tab title="A través del portal de pagos" %}
![ ](https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2F-McVHpUUhoBngkGktSuN%2F-McVIgsoKrATss4ITh3L%2Finvoice_payment_1.png?alt=media\&token=9e33af5c-4e7e-41d6-b76d-97badcb68138)
{% endtab %}

{% tab title="Hacer un cargo a una tarjeta" %}
![ ](https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2F-McVHpUUhoBngkGktSuN%2F-McVJjB0KfmfON0lZMn4%2Finvoice_payment_2.png?alt=media\&token=30418419-feae-4fc0-bbb5-6b4744bbe4d6)
{% endtab %}
{% endtabs %}

### Sección de información adicional

Puedes proveer información adicional y opcional a tu cliente en la factura. La información que puedes proveer es:

* **Periodo de facturación:** Indica al cliente la fecha de inicio y la fecha de término a la cual corresponde el cobro de la factura
* **Comentario:** Agrega una nota a tu cliente en la factura
* **Referencias:** Escribe datos de algún documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato

Haz clic en **Crear factura.**

## Visualizar las facturas

Puedes acceder a los detalles de facturas desde el menú **Facturación** > **Facturas**.

Al hacer clic en una factura se puede visualizar los detalles y la información relacionada a ella:

* Resumen transaccional (total, cliente, fecha, estado del pago)
* Eventos relacionados al pago, envió por email o creación de nota de crédito
* Información general
* Información de cobranza
* [**Agencia fiscal**](#agencia-fiscal)
* [**Pagos**](#pagos)
* Productos
* Totales

También puedes realizar gestiones rápidas en cada factura a través de las opciones:

* [**Enviar por email**](#enviar-por-email)
* [**Visualizar en PDF**](#visualizar-en-pdf)
* [**Duplicar**](#duplicar)

### **Agencia fiscal**

En esta sección puedes visualizar información relacionada a la agencia fiscal, como por ejemplo eventos registrados o el estado de la autorización de la factura. La información disponible varía dependiendo de la agencia fiscal a la cual esté relacionado el tipo de factura.&#x20;

### **Pagos**

En Piriod los pagos no se realizan directamente a la factura, en su lugar se crean registros de pagos asociados a ellas. La vista de detalle de facturas ofrece una sección para que puedas visualizar los pagos relacionados a la factura.

El estado [**pagado**](#estados-de-una-factura) se asigna a la factura una vez que todos los pagos relacionados a ella sean pagados por el cliente.

### **Enviar por email**

Puedes enviar a tus clientes las facturas por email directamente desde Piriod en la vista de detalle de la factura. Por defecto son enviadas de un email propio de Piriod, pero también puedes [**conectar una cuenta de email**](https://docs.piriod.com/guide/settings/email) en tu organización para que sean enviadas desde ella.

Piriod siempre adjunta tanto la factura en PDF como el formato local de la factura.

1. Haz clic en **Enviar factura**
2. Selecciona las direcciones de correo electrónico a las cuales quieres enviar la factura, la lista de direcciones de correos electrónicos disponible se compone del email de facturación del cliente y el email de las personas relacionadas al cliente que tengan activada la notificación de Facturas
3. Escribe el asunto del mail
4. Escribe cuerpo del mensaje en la plantilla

{% hint style="info" %}
Si quieres agilizar el proceso de envío de facturas, puedes seleccionar [**una plantilla de envío de factura**](https://docs.piriod.com/guide/settings/invoicing#crear-una-plantilla-de-envio-de-facturas) desde la opción **Elegir una plantilla**
{% endhint %}

Cada vez que se envíe una factura por email ya sea de forma automática o manual quedará registro del evento.

![](https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2F-MGJ_pG050o0VkaniXEl%2F-MGJdcyOA0-EC94GT8e2%2FCaptura%20de%20Pantalla%202020-09-03%20a%20la\(s\)%2011.46.55.png?alt=media\&token=523a33b8-efdf-4e40-8879-956e2589e8c3)

### **Visualizar en PDF**

Es posible visualizar las facturas en un formato PDF o de impresión.

1. Haz clic en **PDF**
2. Opcionalmente haz clic en **Descargar PDF** si quieres guardar el archivo en tu dispositivo

Podrás visualizar el documento generado y descargar el archivo en formato PDF

![](https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2F-MGJ_pG050o0VkaniXEl%2F-MGJeTgaAA5Pk0hAbS3H%2FCaptura%20de%20Pantalla%202020-09-03%20a%20la\(s\)%2011.50.37.png?alt=media\&token=fbfb0257-de00-4611-8522-5d552603421c)

### **Duplicar**

La función de duplicar factura te permite ahorrar tiempo cuando quieres crear una factura similar a una ya existente. Al duplicar una factura obtendrás una nueva factura en estado [**borrador**](#estados-de-una-factura) a la cual naturalmente le podrás realizar los cambios que requieras.

1. Haz clic en duplicar
2. Edita la información que necesites de la factura

## Eliminar una factura

La eliminación de una factura solo es compatible con facturas en estado [**borrador**](#estados-de-una-factura).

1. Haz clic en **Eliminar borrador** desde las acciones disponibles en la vista de edición de facturas
2. Confirma la eliminación de la factura

![](https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2F-MGJSQRCAR0NZ8C5_BbS%2F-MGJSt34_9bDK1Q2tfoU%2FCaptura%20de%20Pantalla%202020-09-03%20a%20la\(s\)%2010.55.42.png?alt=media\&token=598bb665-d033-47e0-9a4d-68f15b59d511)

## Creación de facturas por lote

En Piriod puedes crear un alto volumen de facturas usando la función de facturación por lote.

### Preparar fuente de datos

Puedes importar un archivo en formato xlsx o csv. El archivo debe contener las siguientes columnas y deben cumplir exactamente como lo indica su descripción:

#### Descarga un ejemplo de la fuente de datos

{% file src="<https://2036178115-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M4WAkXxe1kDllkOjS2L%2Fuploads%2FRXp1rUueFJVYqhLjiMn0%2Fbulk.invoices.xlsx?alt=media&token=101d7d4e-3b93-47d2-86a0-93296d201072>" %}
Fuente de datos (Formato Excel)
{% endfile %}

#### Columnas de la fuente de datos

<table><thead><tr><th width="205.8359375" valign="middle">Nombre</th><th width="115.5546875" align="center">Requerido</th><th width="416.1015625">Descripción</th></tr></thead><tbody><tr><td valign="middle"><strong>customer</strong></td><td align="center">Si</td><td>Nombre del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod (distingue mayúsculas y minúsculas)</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>tax</strong><em><strong>_</strong></em><strong>id</strong></td><td align="center">No</td><td>ID Fiscal del cliente exactamente como está registrado en tu organización de Piriod</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>collection_method</strong></td><td align="center">Sí</td><td>Tipo de cargo (por defecto este campo es siempre deferred)</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>date</strong></td><td align="center">Sí</td><td>Fecha de emisión del documento formato YYYY-MM-DD</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>document</strong></td><td align="center">Sí</td><td>ID del <a href="#tipos-de-factura"><strong>tipo de factura</strong></a></td></tr><tr><td valign="middle"><strong>due_date</strong></td><td align="center">Sí</td><td>Fecha de vencimiento para el pago de la factura en formato YYYY-MM-DD</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>line_name</strong></td><td align="center">Sí</td><td>Nombre o descripción del producto o servicio</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>line_amount</strong></td><td align="center">Sí</td><td>Precio unitario sin impuestos del producto o servicio</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>line_quantity</strong></td><td align="center">Sí</td><td>Cantidad del producto o servicio</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>line_discount</strong></td><td align="center">No</td><td>Monto de descuento del producto o servicio</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>line_discount</strong><em><strong>_</strong></em><strong>scheme</strong></td><td align="center">No</td><td>Tipo de descuento del producto o servicio, puede ser % o $</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>discount</strong></td><td align="center">No</td><td>Monto de descuento aplicado al subtotal de la factura</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>discount_scheme</strong></td><td align="center">No</td><td>Tipo de descuento aplicado al subtotal de la factura, puede ser % o $</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>note</strong></td><td align="center">No</td><td>Agrega una nota a tu cliente en la factura</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>reference_date</strong></td><td align="center">No</td><td>Fecha de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>reference_description</strong></td><td align="center">No</td><td>Descripción de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato</td></tr><tr><td valign="middle"><strong>reference_serial</strong></td><td align="center">No</td><td>Serial o número de un documento al cual se deba hacer referencia en la factura, por ejemplo un contrato</td></tr></tbody></table>

{% hint style="danger" %}
**Puedes identificar el cliente** a través de la columna **customer** o **tax*****\_*****id**, siendo customer el que tiene la preferencia sobre tax\_id si registras ambos datos en el archivo base.
{% endhint %}

### **Crear un proceso de facturación**

1. Ve al menú **Facturación** > **Facturas**
2. Haz clic en **Crear** > **Facturas por lote**
3. Haz clic en **Nuevo**
4. Selecciona la fuente de datos preparada previamente
5. Selecciona el tipo de archivo de la fuente de datos
6. Activa la opción **Generar sólo borradores** si deseas que las facturas se creen solo en estado [**borrador**](#estados-de-una-factura)
7. Activa la opción **Enviar vía email al cliente** si quieres que se envíen las facturas por email, esta opción solo está disponible cuando la opción **Generar sólo borradores está desactivada**
8. Haz clic en **Continuar**

### Aprobar un proceso de facturación

1. Haz clic en Aprobar todo para que el proceso de facturación por lote previamente creado comience a realizarse

{% hint style="warning" %}
El tiempo de facturación es relativo dependiendo del volumen de la facturación. Cuando la opción **Generar sólo borradores** está activada, el proceso es casi instantáneo.
{% endhint %}

### Eliminar un proceso de facturación

Puedes eliminar un proceso de facturación si al previsualizar la información cargada notas incidencias o diferencia en los datos esperados.

1. Haz clic en **Eliminar proceso**
2. Confirma la eliminación

{% hint style="warning" %}
La eliminación es **sólo es compatible** con procesos de facturación por lote que tengan estado pendiente o estén finalizados y tengan activada la opción **Generar sólo borradores**.
{% endhint %}